В современном мире волонтерство является важным компонентом успешного социального развития, способным оказать содействие в решении актуальных социально-экономических проблем государства и повысить качество жизни людей. Волонтерское движение в России часто рассматривается как один из методов культурно-воспитательной работы с учащейся молодежью. Волонтерские проекты очень разнообразны и могут включать в себя различные виды деятельности.
Волонтерство разными людьми понимается по-разному. Понятия «волонтер» и «волонтерство» происходят от фр. volontair – добровольный, а оно в свою очередь от лат. voluntarius, voluntas — добрая воля, и равнозначны таким славяноязычным понятиям, как «доброволец» и «добровольчество», понимаемым как добровольческая деятельность.
Разумеется, одно из самых значимых событий не только в волонтерском движении, но и во всем мире были XXII Олимпийские зимние игры и XI Паралимпийские зимние игры в городе Сочи. Работа волонтеров была отмечена как первыми лицами государства, так и членами Международного Олимпийского Комитета, а также самими спортсменами.
На то, чтобы принять участие в этих Играх, было подано огромное количество заявок со всего мира. И здесь, чтобы выбрать самых достойных кандидатов на помощь пришли информационные технологии.
Главным программным продуктом на протяжении всего периода Игр была специальная система по управлению персоналом от компании Atos. На ней была буквально построена вся система обучения волонтеров. Она отслеживала все их действия в реальном времени, начиная с момента подачи заявки волонтера и прохождением дальнейшего периода его обучения. Таким образом отражалась общая эффективность и заинтересованность волонтера в непосредственном участии в проведении Игр.
Через Atos осуществлялась рассылка всей необходимой информации, которая может понадобится волонтеру: место проживания, функция за которой в дальнейшем он будет закреплен, график его работы, как добраться до того или иного объекта и т.д.
Отдельно хочется отметить систему подбора графика работы волонтера. В зависимости от закрепленной за ним функции, система подбирала количество часов, которые он должен отработать с обязательным учетом хотя бы одного выходного дня в неделю. Чтобы система засчитала часы, нужно было каждый раз перед выходом на работу сделать Check-in и соответственно Check-out перед уходом. Точно также была организована, и система питания как на месте проживания, так и на месте работы, где Atos контролировала чтобы каждая функция получала трехразовое питание только там, за которой она изначально была закреплена.
При работе с волонтерами также использовались различные сторонние сервисы внутренней помощи и обмена данными между персоналом, такие как Gmail и диск Google и Skype
Gmail – это бесплатная услуга электронной почты, предоставляющая доступ к почтовым ящикам через веб-интерфейс и по протоколам POP3, SMTP и IMAP.
Данный сервис оргкомитетом был выбран не случайно, поскольку преимущества Gmail перед другими системами электронной почты, достаточно весомы. Они включают в себя следующее: развитый список контактов куда может задаваться фотографии, адреса и телефоны, автозаполнение, встроенная проверка орфографии, архивация писем, автосохранение письма, поддержка RSS-лент, 15 гигабайт свободного пространства для хранения писем, практически полное отсутствие рекламы и возможность завести почту на своем собственном доменном имени. Особенно последнее преимущество позволило создать большое число почтовых ящиков, использующих все преимущества Gmail, что в дальнейшем способствовало оперативной работе волонтерских центров по всей России.
Для обеспечения максимального и открытого доступа к различным материалам между различными службами руководства, волонтерских центров и непосредственно самими волонтерами, был использован сервис Диск Google
Диск Google — облачное хранилище данных, позволяющее пользователям хранить свои данные на серверах в облаке и делиться ими с другими пользователями в Интернете.
- На данном диске также предоставляется 15 гигабайт свободного места, для размещения, сохранения и просмотра файлов следующих форматов
- Графические файлы (.JPEG, .PNG, .GIF, .TIFF, .BMP)
- Видео файлы (WebM, .MPEG4, .MOV, .AVI, .MPEGPS, .WMV, .FLV)
- Текстовые файлы (.TXT)
- Файлы разметки/кода (.CSS, .HTML, .PHP, .C, .CPP, .H, .HPP, .JS, .JAVA )
- Microsoft Word (.DOC и .DOCX)
- Microsoft Excel (.XLS и .XLSX)
- Microsoft PowerPoint (.PPT и .PPTX)
- Adobe Portable Document Format (.PDF)
- Apple Pages (.PAGES)
- Adobe Illustrator (.AI)
- Adobe Photoshop (.PSD)
- Autodesk AutoCad (.DXF)
- Scalable Vector Graphics (.SVG)
- PostScript (.EPS, .PS)
- Шрифты (.TTF, .OTF)
- XPS (.XPS)
- Архивы (.ZIP и. RAR)
Как уже было сказано, Google диск использовался для хранения документов, фотографий видеороликов и презентаций, а также их оперативной передачей как в сети Интернет, так и между пользователями данной системы.
Чтобы обеспечить себя максимальный и оперативный канал связи между руководством центров волонтеров и самих волонтеров использовался сервиз связи Skype.
Сервис Skype – это бесплатное проприетарное (частное или патентованное) программное обеспечение с закрытым кодом, обеспечивающее текстовую, голосовую связь и видеосвязь через Интернет между компьютерами (IP-телефония), опционально используя технологии пиринговых сетей, а также платные услуги для звонков на мобильные и стационарные телефоны.
Программа также позволяет совершать конференц-звонки (до 25 голосовых абонентов, включая инициатора), видеозвонки (в том числе видеоконференции до 10 абонентов), а также обеспечивает передачу текстовых сообщений (чат) и передачу файлов. Есть возможность вместо изображения с веб-камеры передавать изображение с экрана монитора, а также создавать и отправлять видеосообщения пользователям настольных версий программы.
При работе с волонтерами он использовался для проведения собеседований. Так, например, центр волонтеров при университете ВГУЭС в городе Владивостоке проводил интервью с кандитами, которые проживали в других городах или по тем или иным причинам не смогли лично присутствовать на собеседовании непосредственно в самом волонтерском центре.
Еще одним способом коммуникации и средством связи была использована известная социальная сеть ВКонтакте.
ВКонтакте — крупнейшая в Европе социальная сеть, принадлежащая компании Mail.Ru Group. Второй по популярности сайт в России, Белоруссии и Казахстане, третий — на территории Украины, 23-й — в мире. Данная социальная сеть была запущена 10 октября 2006 года.
Ресурс изначально позиционировал себя в качестве социальной сети студентов и выпускников российских вузов, позднее стал называть себя «современным, быстрым и эстетичным способом общения в сети». По данным на январь 2014 года ежедневная аудитория «ВКонтакте» — около 60 миллионов человек.
Данная социальная сеть также использовалась для проведения собеседований, а также в ней были созданы различные группы, где волонтерам можно было также получить ответы на вопросы касающиеся проживания, питания, графика работы и т.д. Также в этой социальной сети максимально быстро размещались различные фото и видеоматериалы, как во время обучения волонтеров, так и непосредственно уже на различных местах работ волонтеров.
В заключении хочется сказать, что постепенная автоматизация процесса отбора и дальнейшего обучения волонтеров, позволяют максимально быстро отбирать кандидатов со всего мира. Также хочется отметить что, все перечисленные мною информационные инструменты будут использоваться в дальнейшем на предстоящем чемпионате по водным видам спорта в городе Казань, на Летней Олимпиаде в Рио-Де-Жанейро 2016 и уже на данный момент используется на Гран-при Формула 1 в все в том же городе Сочи.